如何开会更高效？

如果大家有看过《星际迷航》这部电影的话，应该还记得电影里面寇克船长说过的一句话吧，如果“开会纯粹就是浪费时间”的说法有半分正确，那你多半曾在开完会后犯过嘀咕——开这种会，能有一丁点儿用才怪！

其实这是很多公司的真实写照，而公司之所以出现这种问题，多半是因为会议太过冗长，会议内容太过无聊，员工无法参入到会议当中，会议的主导者讲解太拖沓等原因造成的。

对于一个公司来说，开会不仅仅是一个沟通的方式，更是集体传达的一个方式，如果连开会这点小事情都做不好的话，那么公司还何谈发展，何谈上市呢？所以如何高效的展开一场会议，真的是很多公司应该学习的课题。别的不说，最基础的这三点，大家起码要知道。

1，提前准备才能讲解精辟

开会的时候，无论主导者是公司老板也好，又或者是某个项目的负责人也好，在开会之前，一定要做好充足的准备，将所有需要呈现的资料做成PPT的形式，这样才能在会议上讲解精辟，一针见血，节省时间。

为了能够让员工更加清晰的看懂主导者讲解的内容，理解主导者的意思，一款好用的PPT翻页笔就是会议室内必备的物品。而说到好用的无线翻页笔，得力可充电便携式翻页笔就是很好的选择。得力可充电便携式翻页笔内置的是一块儿360mah的大容量锂电池，不仅充电的速度快，而且续航的时间也很长。这款激光笔不仅可以支持100m的远距离操控，而且还有红光技术的加持，想点哪里照哪里，重点要点都清晰，可谓说是高效率会议必备神器。

2，提高员工互动性

在开会之前，可以先将当天会议的主题透漏给员工，让员工提前做好准备，以便在会议上提出更好的方案或者看法，增加参与感，提高积极性。不过，员工不是领导，可能没有PPT展示或者是笔记本电脑这样的福利，所以想要提高员工会议的参与感，一款很讨喜的手写记事本就显得很重要了。

得力北冥有鱼系列记事本，突破传统记事本的死板，采用“鱼思故渊”的清新图案作为封面和页面底色，不仅显得简洁雅致，而且还很讨年轻员工的喜欢，也因此，有什么好的灵感，员工们自然也愿意记录在这样美好的一款笔记本上面。不仅有112页的厚度，还有四种样式的内页设计可以选择，可以对不同的工作内容进行分类记录。更有同系列书签加持，便于查找，十分方便。

3，培养记录习惯

如果在开会的时候，遇到重点，员工都有记录下来的习惯，那么又怎么会觉得会议冗长，无聊难熬呢？而想要从根本上培养员工的记录习惯，除了一款好用的记事本之外，还需要一支可以高速记录的签字笔。

现在的公司大多都比较年轻化，年轻人对于外观的要求都很高的，如果公司配备的签字笔可以讨年轻人喜欢的话，那么自然就可以促进员工和公司之间的亲切感。得力乐素签字笔，不仅拥有年轻人最爱的时尚简约外观设计，还拥有非常给力的书写能力。0.5mm的粗细，恰到好处，出墨顺畅，自然书写给力。笔帽的地方还保留了最为实用的笔夹设计，不仅出门在外便于携带，平常也便于和记事本收纳在一起。有了这么一款集外貌与性能为一体的签字笔，快速记录自然不成问题。

想要拥有一场高效率的会议并不是一件容易的事情，方方面面都需要准备，都需要注意。但是，如果有了得力的加持，那么高效开会这件事情，自然也就可以事半功倍。

一、是会议，必有准备

永远不开没有准备的会议，会议的成本是时间，会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以，会议由事先检查制度，没有准备好的会议必须取消。在会议前，必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。

二、是会议，必有主题

开会必须要有明确的会议目的，在会议准备的PPT前3页，必须显示会议主题。 没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。

三、是会议，必有纪律

开会设一名纪律检查官（一般由主持人担任）议前先宣布会议纪律，对于迟到要处罚，对于会议上不安流程进行要提醒，对于发言带情绪要提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。

四、是会议，会前必有议程

要在会议之前明确清楚的会议议程，会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。

五、是会议，必有结果

开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费，所以，每个人都要积极的参与到会议议程中来，会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议时间尽量控制在1.5-2H以内，太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒，现在还有60分钟，还有30分钟，还有10分钟。会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。

六、是开会，必有训练

培养员工，让员工减少犯错，提示技能，本质是提高了时间价值。很多企业有专门针对如何开会的培训，对每个层级的员工都有足够的“会议训练”，而许多企业缺乏这样的培训：如何开会，如何主持，如何记录，如何追踪，如何对待分歧，如何会场汇报等的。这些必要的训练，会让公司的会议变得高效。

开会难免有意见不一或者争论，如果处理不好，就会影响开会的效果，适当注意一些艺术和技巧，就会化险为夷，例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评，在会中要做到就事论事，对事不对人，争论时也要尊重别人，不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。有时候要采取民主集中模式，开放心胸，容纳意见，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人，如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。

七、是开会，必须守时

要在会议之前明确清楚的会议议程，会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。

八、是开会，必有记录

一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成，这点特别重要，企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病，由于会议没有形成决议，导致会议的作用没有体现出来，更会让一些管理人员误认为开会没有意义，直接影响其不想主持开会或者参与开会。

九、是散会，必有事后追踪
记住“散会不追踪，开会一场空”。加强核对检查：要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、核对检查，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯，企业的高层也缺乏这样的要求。

“夜总会”顾名思义就是夜里总是开会现象的简称，这种现象在每家企业都在所难免，上到管理决策层，下到一线执行人员，开会到深夜已是常态，更有甚者需要通宵达旦。多人力、高强度的会议如能解决实际问题自然也值得，大部分会议无法得出有效解决方案早已是普遍现象。花费大量时间开一场没有结果的会恐怕是造成“夜总会”的原因。建立有效的沟通体系，使用正确的沟通方法和高效的工具对开会效率绝对是指数级别的提升。

开会不是目的，提出解决方案才有意义。有效的会议通常包含明确会议主题、确定主持人、敲定时间、谈行动方案而非问题、复盘及补充等5个元素。正确的方法仅保证有效方案的输出，选对工具才是高效的关键，云视频会议系统作为互联网时代组织内、外部沟通的基础通讯工具，能高效、便捷的解决网络环境下各种沟通痛点。正确的方法和高效的工具该如何结合呢？

• 明确会议主题

何为主题？就是组织会议的目的，也就是发起人希望通过会议的讨论得出的结论或方案。议题不宜贪多，每次会议设置一个问题最佳，最多不能超过两个。议题确定后提前1-2天发给与会者，充分的会前准备是能否得出方案的基础，也是高效率的关键。利用云视频会议系统预约功能发起会议邀请，议题和时间直观展现在邀请卡显著位置，与会者还能将会议添加到日程中，保证各方按时参加。

• 确定主持人

通常情况下会议的组织者、协调者顺带承担了主持人的工作，其实不然，主持人一定要是本次会议所解决问题的负责人，只有他最看重会后的解决方案，其他人做主持更关心过程是否顺利。明确责任后还应给予主持人最大力度的支持，即使领导也必须全力配合，保证会议朝着解决问题的方向进行。云视频会议系统拥有丰富的会控功能，全体静音、会议锁定、发言排序、会议点名等全部完美支持，还有丰富的互动功能作为辅助，主持人使用主持会议功能即可便捷把控会议全局。

• 敲定时间

单位时间内完成事情的多少决定了效率的高低，高效开会离不开时间规划。敲定开始和结束、发言、与会者达成共识、行动方案确定等每个节点的时间，并依据议题留出适当的灵活时间，总规划完成后共享给每位与会者。因采用云会议室的方式，各方使用手机、电脑、会议终端等在网络环境下就能进行高清视频会议，所以基本避免了因人员缺席而改变计划的情况，行业领先的音视频算法和全球分布式云部署，保证了与会人员在任意角落都能享受沉浸式会议体验。

• 谈行动方案而非问题

正如上面所说，会议的核心是解决问题、提出方案，每位与会者都只能针对行动方案发表观点，不能只提出问题、表明态度而不给出解决方案。会议开始后，主持人可以发起互动白板，在最明显位置写下提示语，提醒每位参与者围绕解决问题的方法发言。系统还支撑投屏功能，思维导图、EXCEL、PPT等软件和图片、文档均能共享展示。收集所有观点后并按实际业务需求筛选排序，根据优先级讨论解决方案，找到一套所有人都能达成共识的方案。

• 复盘及补充

一般会议到此就结束了，但得出的方案可能并不完善。一套经得起推敲的有效解决方案离不开及时复盘和补充修改。融合了语音识别技术的云视频会议系统能根据录播视频自动生成文字版会议纪要，将纪要、方案等共享给每位参会成员，重新审视方案，如有新方案则综合评估。如对现有方案有补充，则讨论整合。经过复盘和补充调整后的方案更成熟、漏洞更少，输出最终版执行即可。

遵循上述原则配合云视频会议系统轻松解决开会效率低的痛点，彻底杜绝“夜总会”现象。小鱼易连是一家采用云计算实现多方视频会议及视频业务应用的云视频生态系统公司，一直致力于为企业提供高效沟通解决方案。根据真实业务需求开发了视频会议、智能培训、沟通会商、远程招聘、沟通会商、视频客服等应用场景。现在还升级了服务标准，能为客户提供个性化完整视频应用解决方案。

冗长的节奏，即兴的跑题，模糊的结论……这些都让会议要不然变得漫长而无效，如何才能开一场高效的会议呢？

01目标清晰，并分解目标

任何会议必须有目标。年度经营会有公司年度目标，季度有季度目标，月度有月度，周工作会议有壹周工作目标。然后才是目标的分解，分解到具体的工作事项以及人身上。

02检查工作完成情况

听取管理层进行工作汇报，听取的同时本质上就是检查工作完成情况，同时跟进各项工作进展。以结果为导向，紧盯工作进度，这样才能保证各项工作的按时按质完成。

03听取意见、调配资源

在听取汇报工作过程中，认真听取负责人在执行中遇到的问题与难点，针对因资源不足而导致的工作问题，能解决的必须在会上立马解决。

04给方法、给指导

因为工作方法和思路导致的工作问题与难点，作为领导必须要给方法、给指导，告诉管理员这件事的关键点和难点，以及具体该如何处理这些点。对于没有思路或思路不对的，要及时纠正。

05会议中充分讨论

会议就是最好的学习方式，是领导的思想、观点最佳传达的场所。在具体工作中与管理层充分沟通自己的观点、想法以及最近的所思所学，在讨论中传递思想，在讨论中一起学习，带领团队一起成长。

领导与管理层的思想越接近，组织文化及思想就越高度统一，管理层在具体工作的执行中就越能按照领导的意图行事，最终达成领导安排的任务，完成组织目标。

06安排下一步的工作

接下来的目标，以及针对目标的工作事项分解。把这些事一一列出来，对应责任人与时间。

07事先做好会议议程

会议要高效，前提就是事先让大家都知道今天的会议议程。

在会议中一定要避免的三件事

第一，不要让会议成为批评会；

第二，不要让会议成为领导的独角戏；

第三，会议一定要避免议而不决。是会议就一定要有决议，所有的决议都要落到实处，谁做什么事，什么时候完成，达成什么样的效果。

在体验了一个月 MAXHUB V5 科技款会议平板后，我发现开会原来也可以很轻松