年会活动策划预算成本一般是怎么算的

有一种为公司节约成本的方式，那就是媒体选择上的技能。对于活动运营企业来说，媒体的选择具有其奇特的优势。首先，它是内容制造商，活动本身就有可能吸引媒体进行免费的报道，好比说“超级女声”就常常成为各种媒体竞相报道的题材;其次，活动运营公司对媒体的选择自主性比较强，可以依据活动的不同类型与特色选择媒体。

通常而言，年会预算包括以下几个方面：
1、交通费用
交通费用可以细分为：
(1) 会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
(2) 欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
2、会议室/厅费用
具体可细分为：
(1) 会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
(2) 会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。
(3) 会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。
(4) 其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。
3、餐饮费用
(1) 会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。
(2) 中餐及午餐
中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
(3) 酒水及服务费
通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
(4) 会场茶歇
此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
(5) 联谊酒会/舞会
事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。
(6) 其他——点心、水果及调制色酒
4、视听设备
除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：
●设备本身的租赁费用，通常按天计算
●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理
●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理
5、演员及节目
通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。
6、杂费
杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、年会策划、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。

这个就要看你们公司给的预算了，其实主要还是根据你们公司年会想搞成什么样的来决定大致的一个费用，如果是户外拓展的话，下面这种方法你可以了解下
费用说明
费用包含
活动路线勘察、环节设计；
贝尔生存训练营教官团队全程活动执行；
贝尔生存训练营保障团队全程服务；
活动期间专业摄影服务；
活动期间顶级户外装备使用;
保额50万元的个人意外保险（覆盖活动日期）;
贝尔生存训练营荣誉证书及徽章 ;
集合地-营地间往返交通 。
费用不含
行程之外的交通费用；
行程之外的餐食费用；
行程之外的住宿费用；
因交通延阻或改期取消、恶劣天气等不可抗力因素所导致的额外费用。

年会活动成本一般是根据客户的需求来制定的。因为每个客户对于年会所表达的理念是不一样的。 所以现场所需要的物料也是不一样的。 所以很多情况是需要客户先跟活动策划公司先沟通需要哪些物料。然后活动公司根据您所需要的这些物料给你一个报价清单。如果您是在深圳做年会活动策划的话。您可以看看世纪光明活动公司。

年会策划一般都不简单，自己策划又容易出错，忙了半天，没有效果，钱还花了很多，可以找一个专业的会议策划公司给你提供定制化会议执行方案，从务策划+设备租赁+舞台搭建+灯光调整+视觉设计一站式服务，省时省力，价格也比较合适。