首先,要充分了解签约对象的主体资格。当前各种经营单位的性质和种类比较复杂,管理不到位的现象比较普遍。为防范欺诈行为,减少交易风险,有必要考察双方的主体资格、履约能力、信用情况等,查看对方的营业执照、年检证明资料等。其次,注意合同条款的对等性。《物业管理服务委托合同》是物业管理企业与业主委员会之间设立、变更、终止权利义务的协议,当事人应当遵循公平原则,确定各方的权利义务,不要签订义务多、责任重、权利少这类一边倒的合同,例如合同只规定物业管理企业违约要如何处理而无业主委员会违约如何处理的内容。再者,合同条款要明确。
《物业管理服务委托合同》是物业管理企业与业户之间发生的一项劳务的交易准则,其根本要求是实用,合同的用词用语不需要华丽、完整,但是一定要明确,言简意赅,避免毫无意义的空话,同时合同前后不能出现矛盾。同时,也要注意管理费标准的确定。《物业管理服务委托合同》中的管理费标准的确定必须合理、合法,具有可执行和可操作性。既要照顾物业管理企业实际开支情况,又要顾及业户的负担。既要使物业管理企业有收益,又要使业主有所获。另外,对项目分包合同的特殊要求。物业管理企业承揽的有些项目是从其他承包商那里分包而来的,此类合同涉及一个重要的问题是发包方是否允许承包商对项目进行分包或转包,通常的情况是发包方禁止项目转包和分包或规定未经发包方同意,承包商不得将项目转包或分包给第三方。根据合同法的规定,转包、分包都要经过发包方的同意,否则转包或分包行为无效。对物业管理项目进行转包或分包的承包商往往对分包方隐瞒了原合同的规定,对此应当直接向承包商提出此问题并要求其征得发包方同意才能将物业管理项目转包或分包。
明确委托物业服务的内容、范围和期限。由于现在专业分工的细化,出现了专门提供某一项服务的物业公司,所以在服务合同里一定要明确物业公司是管理小区全部的物业工作,还是只管理某一项服务内容。如果约定不明,会带来很多不必要的麻烦。例如某小区业主委员会通过招标聘用了一家物业公司,委托其管理小区的全部物业内容,而该公司在接手以后,除了物业费是自己收取外,其余的物业管理内容全部以低价委托给其他没有业务的物业企业,来赚取其中的差价,而其他的物业企业以低价承接该业务后,由于成本的原因,只能是降低服务的内容和标准,如果业主委员会在服务合同里没有约定详细的服务标准,也没有约定该物业公司不得将服务内容转委托给第三方的话,由于该物业公司这种做法没有违反法律规定和合同约定,业主只能是白受损失。所以如果业主委员会是看中了某家物业公司的品牌和服务质量,那就要在服务合同中约定详细的服务内容和具体的服务标准,并且约定该公司不得将服务内容转委托给第三方,否则承担相应的违约责任。只有这样才能避免使业主花高价享受低质服务的情况。
对于小区守信任的物业公司签合同,主要是个时问题,在合同期内,物业应遵守合同,尽职尽责负责搞好小区物业工作,小区业主也应配合物业做好该物业在该小区合同期内的各项工作,如果业主对该物业管理,认为该物业管理服务在9o%以上的人认为好,则可留用,如果不行,业主可更换物业,不过不能依个人去做,只有自己个人有意思,有想法,只能保留意见,物业也必须按合同行事,不能中途退缩,涉及到业主与物业严重问题,报法院调解处理,这就是一个完整的流程,讲多了没用
合同签定应先公布于众,征求意见,不能只有"业委会"几个私下签,这种合同后果就是一个字"乱",业主与"业委会"、物业将产生很多矛盾、"业委会"不是权力组织、没有"业主大会"的决议是无效的。
各委托项目具体内容的管理服务质量标准,在定性的基础上能量化的尽可能给予量化。这种量化标准有两个层次,一是工作量的量化,二是质量检查评定标准的量化。如垃圾清运要一天一次,还是二天一次,这是对工作量的量化;而环境卫生的清洁标准则属于质量检查评定的标准。要注意在明确质量标准时要少用或不用带有模糊概念的词语,例如“整洁”,因为是否整洁不易作出准确判断。目前,不少物业服务合同在签订时对质量标准阐述不准确。对此,中国物业管理协会印发了《普通住宅小区物业管理服务等级标准(试行)》(中物协[2004]1号),各地管理部门也颁布了各地物业管理服务的等级标准,这些可作为合同谈判签订时的参考和依据。