为使校区办公室的各项管理工作做到民主决策、规范有序、科学高效、气氛和谐，办公室各项管理工作应严格遵照以下工作规程开展。 一、校区办公室主任办公会 1．净月校区办公室主任办公会议（简称：校区主任办公会）是校区办公室组织、协调和落实净月校区各项行政、后勤工作的会议形式。一般为每周一次，也可根据需要随时召开。 2．校区主任办公会由校区办公室主任主持，校区办公室科以上干部参加。 3．校区办公会议讨论的议题需在充分听取办公会与会人员意见后，由会议主持人决定执行。 4．参加校区办公会的人员应根据各自承担的工作提出讨论议题，并有权建议临时召开校区办公会。 5．校区办公会有如下职能： （1）提出和讨论净月校区的发展规划、改革方案、工作计划等重大问题以及涉及净月校区安全稳定和净月校区教职工切身利益的有关事项，并形成书面材料，提交校区主管领导或相关校领导。 （2）根据学校意见，讨论落实净月校区行政、后勤等方面的具体工作方案。 （3）讨论通过净月校区行政、后勤工作的规章制度。 （4）讨论决定办公室内部的人事调整、工作安排等有关工作。 6．校区行政办公室负责校区办公会的组织、安排、通知和记录。 二、校区办公室各工作办公室例会 校区办公室的各工作办公室实行例会制度： 1．校区办公室的各工作办公室原则上每周一为例会日，汇总、 落实、安排、解决和研究各办公室的阶段性工作。 2．各办公室全体工作人员参加，办公室主任主持会议。与会人员应口头汇报一周的工作情况、提出需要解决的问题和工作建议，会议主持人组织研讨、总结本周的工作安排以及需注意的工作事项。指定专人记录。 3．会议内容及需要解决的问题可以纪要形式，报校区办主任。 三、校区办公室基本工作程序 一般日常工作情况下，以行政隶属关系为工作基础，以“自下而上的汇报工作和自上而下解决问题”的工作方式为原则，履行以下工作程序： 1．校区办公室每位工作人员有责任和义务对各自分工和分管的工作逐级向所隶属的责任人汇报和请示工作。 2．各级负责人根据工作职能和权限决定请示上级或下达解决办法的处理意见。 3．校区行政办公室为校区综合对外接待窗口，负责接待所有校内外公干、私访人员，有义务引导和代办服务。 4．紧急工作情况可越级请示或处理后汇报。
四、具体工作规程 校区办公室的工作人员在具体工作必须做到“注意工作程序，一切按规程办事”，其中对频率较高的几项具体工作规程规定如下： 1．各工作办公室所有计划外临时收入项目，需经校区办公会批准后方可实行，所得收入一律纳入校区基金。 2．各工作办公室的正常资金支出、临时需要购买物品用款、临时待客支出均需事先经部门负责人同意，报校区办公室主任批准后执行。报账时除经手人外，需经校区办公室主任审核（签字）。 3．校区公共物品、库存物品和各办公室的公共物品、设备的分配、调换、转移、外借等情况，需经部门负责人报主管主任批准后执行。 4．校区上报的文件、简报等文字稿件和对外出具的证明、材料等需经授权由有关部门人员起草，并报校区办主任批准后发布。 5．校区每位工作人员的分工或分管的工作，各司其职，各负其责，但既有分工，也有合作。如有调整需经校区办公室主任办公会讨论确定。 一、认真学习学校档案管理的各项管理制度。爱岗敬业，文明服务。遵守净月校区的规章制度和劳动纪律。
二、认真遵守保密守则，增强保密观念。严禁随意存放文件，造成失密泄密。 三、凡由学校办公室和党委办公室批转到净月校区办公室的文件、信函等公文，由档案管理人员核对、分类、编号并及时在《收文簿》上登记，填写《文件传阅单》。登记后的文件由行政办公室主任批拟办意见，档案管理员根据批注意见按传阅顺序送领导传阅。对时限性强的文件，先送主管领导批阅。 四、凡需要呈请领导批办的文件，在有关领导阅批后，催促横传后收回。凡需要向下批转传阅的文件，要向有关科室和人员传递转送后收回。 五、凡注明有“阅存”的字样的文件，必须按《文件传阅单》核对后存留，以备考查。凡注有“阅后退回”字样的文件，要及时退回。 六、凡以净月校区办公室名义下发的专项决策等重要可编号文件，要在《发文簿》上登记编号，用印后原稿存档。 七、凡办公室主任注有“存档”字样的文件，档案管理人员均要分类收存归档。一般性文件存留期为五年。立卷文件必须由档案管理人员封好，办公室主任监封存放。 公章是学校职权的合法代表，是学校的标志，在学校公务活动中具有法律和凭信作用。净月校区办公室的印章由校区行政工作办公室专人管理、使用。
一、使用范围： “东北师范大学净月校区办公室”印章用于以净月校区办公室上报、下发的各类公函。 二、验印程序： 1．审核 (1)签字（以校区办名义发出的文件、合同（协议）、报表、审批表、通知等用印须主管主任签字；证明、证书、证件、科研项目（成果）申报文件用印须主管部门负责人签字）； (2)用印内容； (3)留存材料。 2．登记（用印时间、单位、内容摘要、批准人、承办人、用印数） 3．验印（不得在空白纸张和空白证件上用印） 4．归档留存。 三、印章的使用与保管 净月校区办公室及下设各办公室印章由办公室专人负责管理和使用。印章管理人员在使用印章时应注意以下问题。 1．使用印章时，首先要检查是否有负责人批准用印的签字。 2．严格审阅、了解用印内容，并检查留存材料是否齐全。 3．每次用印都应当进行登记。登记的项目包括：用印时间、编号、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数及以留存材料等。 4．对公文和函件等经过上述审查登记后，即可按要求加盖印章。 5．正式公文只在文末落款处盖章。带有存根的介绍信或公函等要盖两处印章，一处盖在落款处，一处盖在公函的边接线上。在落款处加盖印章，都要端正盖在成文日期的上方，并做到上不压下文，下不压成文日期。 5．用印留存的材料要及时进行编号整理，归卷备查。 6．不能将印章携带出机关或单位以外使用。 7．不允许出现盖有印章的空白凭证。 8．在发生名称变更、机构撤并、式样改变时，印章必须同时停止使用，并做好印章停用后的善后工作。 9．印章保管人员要求政治条件好，保密观念强，敢于坚持原则，严守的印章使用管理办法。 10．印章保管人员要明确责任，保证印章的正确使用和绝对安全，防止印章被滥用和盗用。按保密要求，印章保管人员不得委托他人代取代用。对于印章被盗用或因为滥用产生的后果，印章保管人员应该负有法律上的责任。同时，印章保管人员要注意印章的保养。 一、公文是传达贯彻党和国家、学校的方针政策、请示和答复问题、指导工作、报告情况，交流经验的重要工具，必须认真做好公文处理工作。
二、校区办公文基本规范概括为十个字：积极、准确、恰当、明确、规范。 三、下发文处理程序：拟稿（校稿）、审核（主管主任）、签发（主任）打印、盖印、发文、催办、立卷、归档、销毁“。 四、上报公文在首页前附“校区办文件阅示笺”，写明报送单位或领导、做好文件摘要，落款和日期准确。程序同上。 五、收文处理程序：先送交办公室主任，由其向主管主任请示汇报，再按照传送、催办、立卷、归档的程序处理。 六、公文种类： 1．请示：请上级指示和批准； 2．报告：向上级机关汇报工作，反映情况； 3．指示：对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则； 4．布告：对公众公布应当遵守或周知的事件； 5．公告：向公众宣布重大事件； 6．通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事件； 7．批复：答复请示事项； 8．通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转达下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文； 9．通报：表扬好人好事，批评错误，传达室达重要情况以及需要所属各单位知道的事项； 10．决定：对某些问题或者重大行动做出安排； 11．决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项； 12．函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题； 13．会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的。 七、公文格式： 1．公文格式一般包括：标题、正文、附件、单位印章、单位名称、时间； 2．公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，上空一行下空一行。除批转法规性文件外，标题一般不加书名号和其他标点符号。 3．正文中的序号“一”等大写数字后用“、”隔开，“1”等小写数字后用“．”隔开，（一）、（1）和①后不加任何标点，大小写英文字母后可加“．”也可不加； 4．公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数； 5．单位名称应写全称或规范化简称； 6．公文纸一般为A4规格，在左上角45°斜订。 八、以校区办属名的书信、电子邮件、请谏、致辞等文书要符合该类文书的基本规范。 一、办公室及其配备的办公用品的使用和管理以有利于办公为原则，以高效运转、确保安全为目的。 二、办公室的安全防火负责人是本办公室及办公用品使用的第一责任人。 三、保管、爱护办公室的桌椅、饮水机、铁卷柜等一切公共物品是每个使用者的责任和义务，无故损坏，照价赔偿。 四、办公用品不得擅自占为已有或私自挪用、转借，违者追究当事人责任。 五、非工作勿用电脑和打印机。 六、非上报、下发文件一律使用旧打印纸。 七、非办公不得使用电话，通话使用文明用语，时间不得超过三分钟。 八、每个办公室只允许有1把钥匙，配制和转接钥匙要上报办公室主任。 九、办公室卫生每日一扫，物品摆放整洁有序。 十、办公室内人走灯灭、锁门、断电。
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