船务工作流程
1、客人把订单下到公司,经公司各部门的产能评估后,作出的生产日期和出货日期的安排。
2、船务部接到业务部下达的订单后,根据订单出货日期录入出货排程。按PO数量排柜
按可以拼柜的货算出总材积再分别看能装多少个柜,什么柜型?
一般货柜有20’GP--(L)591*(W)234*(H)238CM=32.91CBM
40’GP--(L)1204*(W)234*(H)238CM=67.05 CBM
40’HQ--(L)1204*(W)234*(H)268CM=75.50 CBM
45’HQ--(L)1360*(W)234*(H)268CM=85.28 CBM
以上为理论尺寸,即完全没有空隙的地方,实际因为箱子的大小不同,不可能装柜率达到100% 一般货柜实际尺寸为 :20’GP-----28CBM
40’GP-----56~59CBM
40’GP-----65~67CBM
45’GP-----75~77CBM
(PO----Purchase Order 采购订单, 长X宽X高(米)=CBM
长X宽X高 (inch英寸)/1728/35.315=CBM 1inch=2.54CM 3.BOOKING(订舱)
BOOKING 一般做FOB的客户都会指定它的货代来帮他出货,不同的客户向不同的货代订舱,现在网络通讯发达,一些比较大的货代要求客户在网上系统中订舱。比如马士基(MEARSK)要求在MPS上订舱,NKY要求在它的NYK E-BOOKING 上进行订舱。
注意,一般BOOKING要在货期前2~3个星期向FORWARDER BOOKING, 如果太晚向他BOOKING,会拿不到船位,因为在旺季的时候经常爆舱,要提前预订。
4.确认BOOKING拿到S/O.
收到FORWARDER 的S/O,要检查的是,S/O# (SHIPPING ORDER NO 或BOOKING NO)柜型与货柜数量是不是与你所订的一致。CY CLOSING (DATE)(结关日);VESSEL /VOYAGE (船名/航次)SI CUT OFF DATE (截补料时间)美洲线补料在开船前3~4天。欧亚线在开船后也可。
(附:S/ I是SHIPPING INSTRUCTURE(提单补料)的意思 在出正本提单之前,要将提单上所要需要显示的资料提供给船公司或货代,由做单员根据你提供的资料做出提单确认件,并经你检查无误后出正本提单。而你提供给船公司货代的这些资料就是提单补料。)
5.在结关前安排拖柜,补料。
把S/O给到拖车行到堆场去提柜。装货即可出货。
补料———即把货柜资料传给FORWARDER,FORWARDER再传给船公司。 补料内容一般包括,货柜号码,封条号码,所装货物的品名,数量,体积,重量 (马士基的补料FORM 为 CONTAINER LOAD PLAN,内容要填出货港,目的港,船名/航次,船公司名称,货柜号码,封条号码,所装货物的品名,数量,才积。重量
6.报关
7.货已上船,对提单
8.做出货文件。
一般有COMMERCIAL INVOICE,PACKING LIST; C/O (美国);FORM A (欧亚,加拿大) 还有一点其他的文件,各个客人各不相同。
以上文件,内容必须与L/C, 还有提单一致,这就是单证中的单证一致,单单一致。
9.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,一般是15天或21天,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。
10.采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
11.如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
不过,有的公司因为客人信用好,也可以收到订金后出货,出货后,把提单资料和其他的文件传真给客人,再收余款的。然后把提单等文件立即寄给客人。
12.业务登记:每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。
13.文件存档:所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
14.单证员平时应注意收集运价变动,船期、航线等信息,为业务员报价提供帮助
另在准备货物的同时需要做商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同、发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
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工厂船务操作流程
1.接到客人订单后,船务人员先从业务部拿到订单副本。
2.根据客人交货时间查核船公司船期,核对时间,是否赶得上客人的最迟交货期,如时间有问题可向客人申请延迟两天。交货期确认后,下订单给工厂。
3.根据业务排出的生产进程表(包括跟客人的时间表和跟工厂的时间表),排验货时间(通常开船前14天申请验货)、船期和结关日,在验货结束后从QC处拿到验货报告并传真给客人。
4.订舱:订舱时间要提前7/10天(避免旺季拿不到舱位),同时船务人员将制作好的BOOKING传给货代,或者向货代要BOOKING的格式,在上面填写完相关信息。
货代再将S/O传给工厂,上面有起运港、目的港、截关时间、开船时间等相关信息。
5.安排装柜,货代将传给工厂一份(工厂安排拖柜,知道箱号和封号)工厂要求货代安排拖车前来装柜,装完柜后接着去报关。工厂将报关资料给货代。一般报关要安排在船截关前两天进行,怕遇到查柜而赶不上开船时间。
6.对单。货代操作将会同工厂船务对单。船开之后两天左右船公司就会出正本提单,货代拿到正本提单之后,将正本复印件传给工厂。
7.安排付款,工厂收到货代的正本复印件后,安排付款给货代。货代收到工厂的付款将把正本给工厂。