公司纸质文档太多，不利于长久保存，也不方便后期调用，而要将文档进行电子化管理可以借助云脉纸质文档管理系统，内含OCR云识别、云检索和云管理服务；可自动快速实现纸质文档电子化，以及在应对大量文档时，独有的文件夹列表还可以对文档进行分门别类的有序管理，独有的排序模式，可按照个人习惯进行排序，随心所欲全面掌控文件资源，助力企业智能化办公。
为了更加后续调用文件，该系统还具备关键字检索功能，可以让工作人员通过该功能对系统存储的文档名称，文档全文，文档备注进行检索，快速调取所需的原件扫描件、识别资料......
整个扫描仪，先把已有文档扫描成后保存为电子版本方便查询。以后新产生的改用电子文档管理。
最好有个档案数据库管理系统，具备一定安全备份措施
在电脑中分别按年度件文件夹，然后每个年度文件夹里按文件的类别在下设文件夹如"2011年文件——1公司文件 2规章制度 3 申报材料 4.。。。。。
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