服饰与穿着者的年龄、身份、地位及所处场合相符。着装应力求庄重、高雅、严肃。工作人员要体现庄重和朴素, 虽然不能过于落伍, 也不能盲从时尚, 与时尚保持一定的距离,有时是最佳的选择。
在颜色选择方面,男士最好穿深色的西装套装或中山装,比如黑色、灰色、深蓝色,它们给人以稳重、忠诚、干练的感觉,全身上下的颜色不应多于三种。女士不要花里胡哨、随随便便,应该穿上西装套裙或较为端庄的连衣裙,体现职业女士的正规场合的风范。
佩戴饰物酌情佩戴,饰物应档次高、款式新、做工精。
女士化妆浓淡适宜,与环境相协调,力戒浓妆艳抹。
介绍的一般规则是:把别人或自己介绍给你所尊敬的人。谈判人员的介绍,通常分为互相介绍、他人介绍和自我介绍三种。在一定场合中究竟采用哪种方式,要依当时具体情况,合乎礼仪规范地灵活运用。
1、他人介绍:他人介绍是指作为中介人的接待者把主客双方引见并加以介绍。介绍中一般遵循以下三种原则:其一,把年轻的或地位偏低的介绍给年长者或地位较高者。被介绍方如需要介绍的人多于两人时应从职务高者到职务低者介绍;其二,公司内人员介绍给公司外人员;其三,把男性介绍给女性。
2、自我介绍:自我介绍亦称为“自我推销”。人与人之间的相识,人们对你的良好印象,往往是从自我介绍开始的。自我介绍作为成功谈判的良好开端,应当给予足够的重视。掌握自我介绍的礼仪,首先应了解以下几条原则。
(1)必须镇定而充满自信。
(2)根据不同的交往目的,注意介绍的繁、简。
(3)自我评价要掌握分寸。
双方介绍完毕,邀请对方入座,对方是客应邀请其坐在尊位。一般来说座位安排是这样的:接近入口处为下座,对面是上座。有椅子与沙发两种座位沙发是上座。如果有一边是窗,能看见窗外景色为上座。西洋式的房间,有暖炉或装饰物在前的是上座。谈判一般选择长方形或椭圆形的谈判桌,等客人入座后我方人员再坐。按职位高低及谈判中的重要程度入座,主要谈判人员应该坐在椭圆形谈判桌比较宽的那端,秘书坐在两端。双方都入座后,应有秘书送上茶等饮料,或事先准备好,摆放于谈判桌上。
谈判时的座位次序是一个比较突出、敏感的界域问题。谈判中的座位次序包含两层含义,一是谈判双方的座次位置,二是谈判一方内部的座次位置。一个敏锐的谈判行家会有意识地安排谈判人员的座次位置,并借以进行对己方最有利的谈判。
如何安排双方人员的谈判座次,对谈判结果颇有影响。谈判座位围成圆形,不分首席,适合多边谈判;围成长方形,则适用于双边平等谈判。适当的座次安排,能够充分发挥谈判人员最佳的信息传播功能,使双方的言语交往与非言语沟通收到最佳的效果。
一般来说,双边谈判人员应当面对面地坐,双方谈判的首席代表都应坐在谈判桌的首位,其他谈判人员依次入座,这样安排有助于首席谈判代表能够与其他成员交换意见、传递信息、研究应付对策。
谈判双方的座次位置安排应充分体现主宾之别。按照我国传统的习惯,以左为尊,坐北朝南为主,坐南朝北为客,所以应当安排谈判客方坐在左侧或南侧,等客人入座后我方人员再坐,使对方有被尊重、受欢迎的感觉,增强谈判桌上融洽、和谐的气氛。谈判一方内部的座次安排一般是主谈者或拍板者坐在中间位置,其余的人分坐两侧,这样既庄重严肃,也能提高士气,产生较强的凝聚力和约束控制力。
谈判完毕后,主人应当在对方起身之后再站起来,跟对方热情握手告别。通常情况下,当客人正要离去时,向他们说一声:“谢谢您的来临。”
因是对方到我方来谈判应该将客人送至门口。在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时,应该让客人走在前面,接待人员走在后面,若是下楼时,应该由接待人员走在前面,客人在后面,上下楼梯时, 接待人员应该注意客人的安全。 走在访客侧前方两至三步。 在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时,如果是有人看管的电梯,接待人员应该后进后出;如果是无人看管的电梯,接待人员应该是先进后出。
送客人离开时,如果客人需要你帮助叫出租车 : 你应先将客人带至门前等候。你截停车后,替客人打开车门,然后一手固定车门,一手示意他们进入,说:“请!”客人入座后,指把车门关上。这时,最好不要立即离去,应站在原地,与客人挥手告别,直到汽车远去。
如果需要你亲自送客时:同样乘车也有座位的次序司机后面的座位为上座。司机旁边为次上座位。三人同时乘坐时,后面两个为上座位,司机旁边为次上座位,是助手座位。
如果对方有自己的专用车辆,送别地点可以选择在来宾的住所;如果对方没有专用的车辆,主人应该为其安排好车辆,一直送至机场或者车站,并帮助客人处理好搬运行李、托运行李等相关事宜。宾主双方可以在送行地点再叙片刻。此时,主人可以送上精心准备的纪念品。
送行人员应该在来宾乘坐的交通工具启动以后再离开,至少在确认对方离开自己的视线以后不会有其他意外再离开。这样,如果对方的交通工具因故晚点或出现其他特殊情况,送行人员可以及时给予关照。
在谈判准备进行结束全过程中应按照商务活动中体现相互尊重的行为准则,向对方展示我方优秀的商业风范。