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归档文件整理规则
（DA/T22-2000）
1 范围
本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义
本标准采用下列定义。
2.1归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3件
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
3 整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4 质量要求
4.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法
5.1装订
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2分类
归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类
将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同)
5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
5.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
5.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4件号：文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件与的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
5.4.5机构(问题)：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。
5.5编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A2)。
5.5.1.1件号：填写室编件号。
5.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3文号：文件的发文字号。
5.5.1.4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔〕”号。
5.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
5.5.1.6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页，。
5.5.1.7备注：注释文件需说明的情况。
5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽297mm×210mm)。
5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图A3)。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
5.6装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1档案盒
5.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(见图A4a)。
5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A4b、图A4c)其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文的件号，中间用“—”号连接；盒号即档盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.6.1.3档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
5.6.2.1盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4日期：归档文件整理完毕的日期。

（全宗号） （年度） （室编件号）
（机构或问题） （保管期限） （馆编件号）

图A1 归档章样 （单位：mm）

归 档 文 件 目 录

件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注

图A2 归档文件目录式样

图A3 归档文件目录封面式样

A＝B＝C＝20，30，40mm等

图A4a 档案盒封面式样及规格 （单位：mm）

全宗号
年度
保管期限
机构（问题）
起止件号 室
馆
盒号

全宗号
年度
保管期限
机构（问题）
起止件号 室
馆
盒号

（单位：mm）
图A4b 档案盒盒脊式样 图A4c 档案盒底边式样

图A5 备考表式样 （单位：mm）

档案资料：封面，目录，文件资料和备考表
工程施工资料一般按工程项目分类，使同一个工程的资料都集中在一起，这样能够反映该项目工程的全貌。而每一类下，有可以按照专业分为若干类。施工资料的木绿编制，应通过一定形式，按照一定要求，总结整理成果，揭示资料的内容何他们之间的联系，便于检索。
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一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。