在20世纪80年代开始，许多厂商开始开发的知识库管理系统，以管理纸质文件为主要功能。这些系统管理记录纸张文件，其中包括印刷、出版的文件、照片和版画等。
后来开发商研发第二类知识库管理系统，即电子文件管理，这些文件存储在用户的本地计算机中。最早的电子知识库管理系统的管理，由于技术限制，对文件类型和文件数量都做了限制。主要功能集中捕获、存储、索引和检索的文件格式。
发展到现在，基于B/S架构的知识库管理系统出现，通过上传到服务器中进行集中存储，管理起来更加方便，查找更快，而且只要有互联网的地方，就可以通过浏览器直接访问系统。也增加了更多功能，包括文档的权限管理、全文搜索、存储加密、审批流程、文档审计、版本管理、规则应用、在线编辑和统计报表等。
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