全面了解Excel的自动填充功能
编者注:本文中所提及的图片均被略去
自动填充功能是Office系列产品的一大特色,而这在Excel中尤为重要。当表格中的行或列的部分数据形成了一个序列时(所谓序列,是指行或者列的数据有一个相同的变化趋势。例如:数字2、4、6、8……,时间1月1日、2月1日……等等),我们就可以使用Excel提供的自动填充功能来快速填充数据。
了解自动填充功能
对于大多数序列,我们都可以使用自动填充功能来进行操作,在Excel中便是使用“填充句柄”来自动填充。所谓句柄,是位于当前活动单元格右下方的黑色方块(如图1),你可以用鼠标拖动它进行自动填充。
如果在你的Excel工作表中没有显示图1中的填充句柄,那么可以执行“工具/选项”命令,在弹出的窗口中选择“编辑”标签,最后在编辑标签中选择“单元格拖放功能”复选框(如图2)。
填充操作实例
上面,我们了解了自动填充功能,下面就来做几个练习。
操作练习一:1.在单元格A1中输入“问题1的答案”;2.将鼠标指向填充句柄,鼠标变成一个黑色的十字;3.按住鼠标左键,向下拖动鼠标到A7单元格,释放鼠标。
执行结果如图3所示。
操作练习二:1.在单元格A1中输入“1月1日”;2.执行练习一的2、3步骤。你会看到一个以日期递增的填充效果;3.仍然选择A1单元格,将鼠标指向填充句柄,按住鼠标右键,拖动填充句柄,到D1处释放鼠标;4.在弹出的选择菜单(图4)中选择“以月填充”命令。
这个时候,你会看到从A1到D1分别填充的是“1月1日、2月1日……”(如图5)。
在操作练习二中,我们尝试了如何使用它来填充月,其实还有另外一个方法可以实现此功能。
操作练习三:1.在单元格A1中输入“1月1日”;2.在单元格B1中输入“2月1日”;3.选定A1~B1单元格,使用鼠标拖动填充句柄,结果如图5所示。
其实,这个原理很简单,它使用了Excel的智能填充,首先Excel识别序列的规律,然后使用自己的功能来填充剩余的表格,如此而已。
填充复杂序列
上面我们使用的都是一些简单的自动填充功能,遇到复杂的数据,仅仅用鼠标拖动填充句柄是不可能完成填充的,这个时候,我们就要使用更复杂的填充功能。我们来看看使用复杂填充功能来填充一个等比数列“2、6、18、54、162”的例子。
1.在单元格A1中输入“2”;2.用鼠标选择单元格A1~A5(切记,不是使用拖动填充句柄来选择);3.执行“编辑/填充/序列…”命令,出现序列对话框(如图6);4.在序列对话框中设置“序列产生在”为“列”,“类型”为“等比序列”,“步长值”为“3”;5.单击“确定”按钮。
执行完上面的操作以后,你就会发现单元格区域A1~A5填充了等比数列“2、6、18、54、162”。当然,你也可以这样操作进行其它的设置而产生不同的复杂填充。
自定义填充功能
每个人都有自己的需要,所以Excel的自动填充就不可能满足每个人的要求,幸而,Excel还提供了自定义填充功能,这样,我们就可以根据自己的需要来定义填充内容。
1.执行“工具/选项”命令,在弹出的对话框中选择“自定义序列”标签;2.在“自定义序列”标签界面(图7)中,在“输入序列”编辑框中输入新的序列;3.单击“添加”按钮;4.单击“确定”按钮。
当然你也可以在已经制好的工作表中导入该序列。方法为:执行上面的1、2步骤,然后执行“导入”命令,或者点击“导入序列所在单元格”按钮,最后用鼠标进行选择就可以了。
同时填充多个工作表
有的时候,我们须要将自己做好的一种样式填充到多个表格中,那么就要进行下面的操作。我们以创建工作簿为例来进行说明。
1.创建一个新的工作表,在工作表的各个区域输入一些数字,或者使用前面讲述的填充功能来填充数据;2.选定前面的工作区域;3.按住“Ctrl”键,然后单击其他的工作表(多重选择其他工作表),在这里,我们选择“Sheet2”和“Sheet3”;4.执行“编辑/填充/至同组工作表…”命令,看到如图8的对话框;5.在该对话框中选择要填充的方式,这里我们选择“全部”,然后单击“确定”。
执行完以上操作以后,工作表“Sheet1”的数据和格式就复制到“Sheet2”和“Sheet3”了。从上面的操作来看,这里的多重填充其实也就是“复制”。
上面我们详细说明了Excel的自动填充功能,希望能对你的工作有所帮助。
把鼠标放在单元格的右下角,等到鼠标变成实心的十字架,长按左键,下拉,就可以了,或是鼠标放在单元格的右下角,等到鼠标变成实心的十字架双击即可,
1.进入excel
(先选中你要填充的列)
2.选择数据菜单--数据有效性
3.点开的界面中--设置
4.有效条件选择 序列 ,来源里面输入:名称1,名称2,名称3
5.对应的你就会发现你可以通过下拉菜单来选择单元格的值为名称1或名称2或名称3了。
全面了解Excel的自动填充功能