一般我们会在程序文件的《文件控制（管理）程序》里定义受控文件与非受控文件的范围，我一般会把一至三级文件都定义为受控文件，规定持有文件的部门和人员范围（即应该持有文件的必须有，不应该有的不能有），发放时需加盖受控章，有文件发放回收记录，保证使用文件版本的有效性和唯一性。
表单即保证体系正常运行的记录（证据），比如说《文件发放/回收记录》就是表单之一，记录你每次发放和回收文件的时间、部门、人员和数量等信息。
不知道能不能给你解决疑惑，有问题继续交流O(∩_∩)O~
在建立体系的时候，对体系文件和记录的控制方法有具体的策划，你只要看一下体系文件中的《文件控制程序》和《记录控制程序》里是怎么要求的，照做就是了。
不知道企业在建立体系的初期是否聘请了咨询老师，他应该帮助把体系各条款应该有的记录识别出来，包括已有且可以满足标准要求的，及标准要求有，只能新建的；这些记录要按照条款要求整理出来，做出记录清单，按照公司的记录控制程序进行控制就行了；不知道我是否说清楚了。
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