如何提高采购工作效率？

采购的工作其重要性与日俱增，而有走向“供应”管理的趋势与制造行销齐头并进，因为在现代企业中，物料或所占比率愈来愈高，从少则50~70%，更可高达80~90%以上。所以“料源”与“节流”同等企业门之重要工作，为缺一不可。而“供应”管理已超越以往采购管理的范围许多。 大纲中所列的采购的基本目标与次要目标为美国国家采购管理协会所列举的方法，列举的次序也有其不同高低的重要性（1为较重要，10为较不重要），至于所列举3名项目适当与否，则见仁见智，各位可以想想看，是否有更好的想法。其实，做为采购管理的专业从业人员知道要做什么（WHAT TO Do）比就是知道如何做（How To Do）重要的多。 在目标相对应的则为绩效如何评估，采购部门工作效果的好否，可透过各种目标与指数看出。此外，是否达成目标以外是否有进步与进步程度是否足够也是测评重点。最后，内部顾客的满意程度与采购部门工作的是否能创新，则是最近较受到重视的绩效指标。 以上所述，大多是有关整个采购部门绩效改进的方向，而构成采购部门的仍是采购人员，其个别技能与专业性对整体绩效的贡献必然有不同的结果，其实在现代社会中有许多基本能力与技能乃是做任何工作皆必备，做采购工作只是加上采购的专业知识而已。 采购除了做好自己份内的工作以外与其他部门的协调也是不可或缺，同为这些部门合作与否，间接决定采购的绩效付去认为其他功能部门较易了解采购部门的运作，现在则是采购应主动了解其他部门。事实上现代除了专业分工之外，跨部门的协调整合更是组织成败的关键。由于竞争的加剧，EPI/ESE（早期采购参与/早期供应商参考）已是必要的趋势，采购实应掌握此趋势从被告知之被角色，走向主动创事之积极作业。而要做到EPI/ESI除了内部关系之外，供应商的支持也不可少，而对供应商的沟通了解而至双方可以有互信与默契需要长久时间的培养。但是与供应商关系也不可以太好，以免影响专业判断与公司利益，变成被套牢而不自知。 采购功能的基本目标:适质/适量/适所/适所/ 适源/取得物料或服务.:1．要求品质下以最低价购买2．达成高存货周转率减少不必要的储存持有成本与由于损坏过时失窃的存货损失3．保持供应的连续防止对于使用者的物料或服务的干扰4．保持一定与一致的物料品质以达成效率与效果的作业5．发展可靠的供应货源以促进绩效与价格的竞争环境6．改进作业与规范的效率以尽可能减少获得成本7．雇佣发展激励训练人员并保持人才的蓄积8．发展与维持良好的供应商关系使供应商愿意提供新电子新产品更优惠的价格与服务9．达成与使用部门的高度合作与协调的关系10．保持良好记录与控制以提供审核追踪并保证效率与诚实的运作采购功能的次要目标1．寻求与组织作业相关的新产品与服务唤起使用者的注意2．建议使用者可改进组织产品服务或作业的物料或服务3．尽力导入需求的标准化以减少规格与减少物料成本与存货4．提供预测资料以预估物料的可得性与价格趋势5．参与自制或购买的决策6．提供业务人员注意供应商业务人员所使用的有效方法与技巧并警告令人厌恶的行为