公司的文档如何管理

转载以下资料供参考

公司文档管理制度
1.目的
　　为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。
　　2.职责
　　2.1总经理负责公司所有对外发文审批。
　　2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。
　　2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。
　　2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。
　　3.文件种类
　　3.1上行文：请示，报告，计划，总结；
　　3.2下行文：批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；
　　3.3平行文：信函，会议纪要。
　　4.文件格式
　　4.1发文统一使用以上文件类别之一。
　　4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。
　　4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。
　　4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：
　　4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；
　　4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等保持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1.5倍，以清晰、美观为原则；
　　4.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料：如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件：XXX"字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；
　　4.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身分）署名：落款一般放在正文http://www.fdcew.com/（或附件标记）的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行"（此页无正文）"字样；落款字体与正文相同。
　　4.9日期：
　　4.9.1一般应写发文日期；
　　4.9.2制度或会议通过的文件应写通过的日期；
　　4.9.3重要的文件写签发的日期；
　　5.文号
　　5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。
　　5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；
　　5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。
　　6.用印
　　6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。
　　6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；
　　6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。
　　7.文件管理
　　7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作：
　　7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。
7.3签发。签发人对签发的文件负有完全责任，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不同意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；
　　7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。
　　7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。
　　7.6收文。文件管理人员（一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员）将所收到的文件登记在《收文登记表》内，内容包括：流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情况、备注等。
　　7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。
　　7.8保存。文件办理完毕后，由最后处理部门人员进行保管。
　　7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。
　　8.相关文档
　　8.1文号编码规则
　　8.2《文件编号使用登记表》
　　8.3《对外发文登记表》
　　8.4《对内发文登记表》
　　8.5《收文登记表》
　　8.6《文件处理单》
　　8.7《传阅单》
　　8.8《用印登记表》
　　8.9对外发文格式
　　8.10对内发文格式
　　8.11报告总结格式
　　8.12会议纪要格式
　　8.13会议记录格式
　　9.修订及实施
　　9.1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。
　　9.2本规定修订权在公司。
　　9.3本规定从二零零四年五月一日实行。

公司的文档管理方式如下：

1.文件的跟踪管理法

公文在运转使用中，为利于查找和保密，要准确掌握其流向。主要措施就是搞好登记，登记可设专簿或采取勤记勤销的“日记实”办法。

“日记实”，是对办公室文件在传阅、承办过程中每个落脚点的当天记录。它是文书处理人员在查找、调阅文件时的得力工具。一般用文件跟踪单记录。

文件跟踪单呈卡片形式，每一类型的文件跟踪单放在一起。以县委办公室为例，中央文件、内刊，省委文件、内刊，省政府文件、内刊，市委文件、内刊，市政府文件、内刊分别放在各自的盒子里。文件收回后，跟踪单自行作废。

2.文件的定位管理法

把送阅、送办的文件取回后按照预先给它们规定好的位置存放起来，即所谓定位管理。具体办法是：

按文件长、宽制作适当厚度的文件盒(塑料盒或自制的夹板纸盒均可)，并将本机关所有文件名称按一定的规律(参考收文登记簿类目)分别标注在盒上，把文件橱分上半年与下半年两个或几个使用期，橱内再用横档板分出层次(中央级、省级、市级等)。然后依文件盒标清的名称，本着由上到下的等级次序，将盒放在橱内相应的层次．运转回来的文件，分层次按序人位。

3.文件的卡片管理法

在文件管理工作中，为了便于查找，文件可采取编制“文件卡片”形式管理。“文件卡片”是以卡片形式揭示本单位文件内容和成分的一种检索工具。把浩瀚的文件信息贮存起来，加以科学的分类，使同一问题和专题性的内容信息汇集在一起，排列在一起，组成一个有机的整体，便于主动为领导提供和利用信息。“文件卡片”是当前手工检索工具中较为广泛运用的一种。

【文档管理】文档管理指文档、电子表格、图形和影象扫描文档的存储、分类和检索。每个文本具有一个类似于索引卡的记录，记录了诸如作者、文档描述、建立日期、修改日期和使用的应用程序类型之类的信息。

【管理特点】权限管理--依据层次结构文档的管理人权限体系。通过文档目录和文档种类管理人，使得文档的保密，权限查阅等需求得到了满足。

【市场现状】对信息和知识的获取和使用已经成为当今社会发展的基本动力，这也是信息时代的显着特征之一。而文字和图形是信息和知识的最主要载体，特别是利用计算机技术实现的信息和知识的获取和利用，已经成为21世纪信息化革命的主要特点和标志。

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

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